Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertugas dan bertanggung jawab melakukan pengelolaan dan pelayanan informasi publik meliputi proses pengumpulan, penyediaan, pengklasifikasian, penyimpanan, pendokumentasian, dan pelayanan informasi.

Sejalan dengan pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, setiap institusi pemerintahan (termasuk Pemerintah Kabupaten Trenggalek) wajib menyediakan layanan informasi publik kepada masyarakat. Berdasarkan Peraturan Bupati Trenggalek No. 11 Tahun 2013 perlu dibentuk PPID Pembantu pada lingkup organisasi perangkat daerah. PPID Pembantu merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan, pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi, dan pelayanan informasi di lingkungan organisasi perangkat daerah (PD).

PPID Pembantu bertugas membantu PPID melaksanakan tugas, fungsi dan kewenangannya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud PPID Pembantu mempunyai fungsi :

• pengidentifikasian dan pengumpulan data dan informasi publik di masing-masing perangkat daerah;
• pengolahan, penataan dan penyimpanan data dan/atau informasi publik yang diperoleh di lingkungan organisasi perangkat daerah;
• penyeleksian dan pengujian data dan informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik;
• pengklasifikasian informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik di lingkungan organisasi perangkat daerah;
• pengujian aksesibilitas atas suatu informasi publik;
• pemberian fasilitasi penyelesaian sengketa pelayanan informasi;
• pelaksanaan koordinasi dengan PPID dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta dokumentasi; dan
• pemutakhiran informasi publik dan dokumentasi di lingkungan organisasi perangkat daerah.